下面是小编为大家整理的会议管理程序,供大家参考。
XX 股份有限公司 会议管理程序 文件编号
制订日期：20 年 10 月 26 日 修订日期：
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日 版次：A.0 版 页
次 第 1 页共 5 页 一、目的 为达成公司政策之一贯性，目标之明朗，掌握工作之进度及预算费用执行状况及跨部门的工作协调，能配合客户之要求，提供更好 的产品与服务。
二、范围 本公司之各项会议均适用之。
三、定义
无 流 程 图
會議需求 計劃/修訂 審核 公佈實施 N Y 記錄存查 Y A 會議召開 確認 記錄/修正 審核 N Y 分發辦理 A 通知 會前準備
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制订日期：20 年 10 月 26 日 修订日期：
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次 第 2 页共 5 页 四、权责 单位 五、作业流程 六、作业内容 Who，When，Where，How to do，What 七、参考文件 八、应用窗体 No 流程 总经理室 1 1
会议需求
6.1 会议需求 6.1.1 定期召开之例行会议 6.1.1.1 依 ISO 规定之管理审查会议。
6.1.1.2 营业目标未达成时。
6.1.1.3 执行项目时，跨部门之工作协调与沟通；项目完成时。
6.1.2 不定期召开之工作会议不列入计划中。
总务人事组 2 2
计划/ / 修订
6.2 计划/修订 6.2.1 总务人事组主管于每年十二月汇集董事长、总经理、各部门主管与管 理代表下一年度预定召开之各项会议内容，如日期、时间、地点、与 会人员与会议主题等相关数据，排定 〝 年度会议计划表 〞
如附件 1，呈总经理审核。
6.2.2 总务人事组主管依总经理裁示，进行计划之修订。
年度会议计划表 (XX-G4-0106) 总经理 3 3
审核
6.3 审核 6.3.1 总经理依年度政策之需求及掌控工作进度之需求，审核 〝 年度会议计
划表 〞如附件 1，若核可，进入流程 4 4，进行公布实施 作业若未核可，则回到流程 2 2，进行计划修订作业。
年度会议计划表 (XX-G4-0106) 总务人事组 4 4
公布实施
6.4 公布实施 6.4.1 总务人事组主管依 【文件与数据管制程序书】
(XX-M2-0501)之相关规 定将 〝 年度会议计划表 〞(XX-G4-0106)如附件 1 办理公告，并其分发 给董事长、总经理、各部门主管、各单位主管与管理代表，由各会议 召集人据以召开会议。
文件与数据管制 程序书 (XX-M2-0501) 年度会议计划表 (XX-G4-0106)
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次 第 3 页共 5 页 四、权责 单位 五、作业流程 六、作业内容 Who，When，Where，How to do，What 七、参考文件 八、应用窗体 No 流程 相关单位 总务人事组 5 5
通知
6.5 通知 6.5.1 各会议召集人依各会议所需之前置时间，以电子邮件、传真或亲自送 交方式，分发 〝 会议通知单 〞(XX-M4-0108)如附件 2 给各会议之与会 人员，若有变更则另行以电话通知，若为每周召开一次之会议，由各 会议召集人直接通知各会议之与会人员，不需分发 〝 会议通知单 〞 (XX-M4-0108)如附件 2。
6.5.2 不定期召开之会议，各会议召集人决定会议之日期、时间与地点前， 应避开固定会议召开之日期、时间与地点，若需使用总公司二楼会议 室，须先联络总务人事组事务员，确认可以使用后，依本作业内容 6.5.1 之相关规定，通知各会议之与会人员。
会议通知单 (XX-M4-0108) 相关单位 6 6
会前准备
6.6 会前准备 6.6.1 各会议召集人于召开会议前，依 〝 会前准备清单 〞(XX-M4-0111)如附 件 3，进行各项会前准备事宜，各与会人员依职务所需或主管指派， 准备会议所需之资料与文件。
会前准备清单 (XX-M4-0111) 相关单位 7 7
会议召开
6.7 会议召开 6.7.1 各与会人员于会议召开时间，准时与会，主席依会议程序依序进行。
6.7.1.1 会议程序：
A 主席宣布会议开始 B 主席致词 C 上次会议决议事项检讨报告 D 讨论事项
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次 第 4 页共 5 页 四、权责 单位 五、作业流程 六、作业内容 Who，When，Where，How to do，What 七、参考文件 八、应用窗体 No 流程
E 临时动议 F 结论 G 散会 6.7.1.2 注意事项 A 各与会人员应于会议开始前 10 分钟完成签到。
B 各与会人员若因故可能迟到，应于会议开始前与各会议召集人联 络报备，未报备者依公司差勤之相关规定论处；若因故无法与会 时，应于会议开始向各会议召集人请假，若未经准假而无故不到 者，依旷职论处。
C 若未事先指派记录人员，主席于会前指派。
D 主席应注意议程进行之掌控，把握时效并使议事功能确实发挥。
E 会议决议事项由各会议主席负责追踪管制。
相关单位 8 8
记录/ / 修正
6.8 记录 6.8.1 会议记录人员应于会后三个工作天内，完成会议记录(包含缮写、打字与校稿)，呈该会议主席进行审核，会议记录表格式样详见 〝 会议记录 首页 〞如附件 4 与 〝 会议记录内页 〞(XX-M4-0110)如附件 5。
6.8.2 会议记录人员依各会议主席提示，修正遗漏或误差内容。
会议记录首页 (XX-M4-0109) 会议记录内页 (XX-M4-0110) 相关单位 9 9
审核
6.9 审核 6.9.1 各会议主席依会议内容审核会议记录是否有遗漏或误差，若无，进入 流程 10，进行分发办理作业，若有，则回到流程 8 8，进行修正作业。
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次 第 5 页共 5 页 四、权责 单位 五、作业流程 六、作业内容 Who，When，Where，How to do，What 七、参考文件 八、应用窗体 No 流程 总务人事组 相关单位 10
分发、办理
6.10 分发、办理 6.10.1 总务人事组事务员依 【文件与数据管制 程序书】
(XX-M2-0501)之相关 规定，进行会议记录之分发。
6.10.2 相关单位依会议决议事项执行，由各会议主席负责跟催。
文件与数据管制 程序书 (XX-M2-0501)
相关单位 11
确认
6.11 确认 6.11.1 各会议主席确认各会议决议事项之执行结果，并作成报告于下次会 议中，提出检讨。
相关单位 总务人事组 12
记录存查
6.12 记录存查 6.12.1 相关单位主管与总务人事组主管依 【质量记录管制程序书】
(XX-M2- 1601)之相关规定，汇集所有相关之窗体记录并妥善保存。
质量记录管制程 序书 (XX-M2-1601)